企業運営における経費の中でも、コピー用紙やトナー、インク、感熱ロール紙といった 「オフィスの消耗品コスト」は積み重なると大きな負担になります。 しかし、日常業務の中でいくつかのポイントを意識するだけで、 無理なくコスト削減を実現することが可能です。

1. 印刷ミスを減らし、無駄な出力を防ぐ

日報や会議資料など、日常的に印刷を行う場面では、 印刷設定の確認不足や誤出力による「印刷ミス」がコストを押し上げる要因になります。 不要な印刷を避けるだけで、コピー用紙やトナー・インクの使用量を大幅に抑えられます。

印刷コストを抑えるための工夫

• 印刷前にプレビューで内容を確認する
• 社内資料は「両面印刷」「モノクロ印刷」を基本設定にする
• 会議資料はPDF共有などデジタル化を推進する

こうした日常的な工夫によって、トナーやインクカートリッジの消耗を減らし、 周辺備品の寿命を延ばすことにもつながります。

2. スタッフ全員で「コスト意識」を共有する

オフィス全体で消耗品コストを削減するためには、 一人ひとりの意識改革が欠かせません。 例えば、印刷1枚あたりのコストや、インクカートリッジ1個の価格などを 社内に共有するだけでも、消耗品を大切に使う意識が高まります。

意識付けのための具体策

• 月ごとの消耗品使用量を見える化して掲示する
• 備品の使用ルールを明文化して全体で共有する
• コスト削減に貢献した部署を社内表彰するなど、モチベーション施策を導入する

小さな取り組みでも積み重ねることで、年間で見ると大きなコスト削減効果が期待できます。

3. 備品管理を一元化して無駄をなくす

支店や部署ごとにバラバラに消耗品を発注していると、在庫の偏りや重複購入が発生しやすくなります。 備品の発注や在庫を一元管理することで、必要なタイミングで必要な分だけを購入できるようになります。

管理効率を高めるポイント

プリンター機種の統一

例えば、ブラザーやエプソン、キヤノンなど特定メーカーに統一することで、 インクやトナーの互換性を高め、在庫管理を簡略化できます。

余剰備品の共有

支店間で在庫状況を共有し、余っている消耗品を融通することで、 不要な発注を防げます。

発注ルールの明確化

「在庫が〇個を下回ったら発注」など、運用ルールを定めておくと、 過剰在庫や欠品を防ぐことができます。

4. 定期的な見直しで継続的な削減へ

消耗品コストの削減は、一度の対策で終わりではありません。 定期的に使用状況を確認し、改善点を見直すことが重要です。 また、感熱ロール紙やトナーなどはメーカーや販売サイトによって価格差があるため、 仕入れルートの見直しも効果的です。

継続的改善のために

• コスト専用の収支簿をつけて毎月分析する
• セール情報や法人割引を活用して仕入れコストを抑える
• 消耗品の定期購入サービスを活用して在庫切れを防止する

オフィスの消耗品コストは「ちょっとした意識と仕組み化」で確実に削減できます。 社内全体で取り組みを共有し、継続的な改善を進めることで、 無理なく経費削減と業務効率化を両立できるでしょう。