オフィスで知っておきたいOA用品の基礎知識

日々のオフィス業務では、コピー用紙やFAX用紙、帳票用紙などのOA用紙を当たり前のように使っています。この記事では、ビジネスの現場で役立つ「OA用品の基本知識」についてわかりやすく解説します。

OA（オフィス・オートメーション）とは？

「OA」とは Office Automation（オフィス・オートメーション） の略称で、オフィスで行われていたアナログな事務作業をコンピュータ技術によって自動化・効率化する取り組みを指します。

この考え方は1970年代に登場し、以降、コピー機やファクシミリ、プリンターといった電子機器が普及していきました。これらの機器を総称して「OA機器」と呼び、それに使用される用紙類を「OA用紙」と呼びます。

現在では「OA化」という言葉よりも、「IT化」「デジタル化」といった表現が一般的になっていますが、オフィス運営の根本にある「自動化・効率化」という目的は共通しています。

OA用紙として最もよく使われるのが「A4」「B5」などのサイズです。これらの用紙サイズには、明確な規格と由来があります。

A系列は、国際標準規格（ISO 216）に基づいたサイズで、ドイツの物理学者によって提案されました。A0判（841×1189mm）を基準に、半分に折るごとにA1、A2…とサイズが小さくなっていきます。

B系列は日本独自の規格で、古くから使われてきた「美濃紙」をもとに定められました。A判と同様に、ルート長方形と呼ばれる「白銀比（1：√2）」の比率で構成されています。

A系列（mm）: A0：841×1189 / A1：594×841 / A2：420×594 / A3：297×420 / A4：210×297 / A5：148×210 / A6：105×148 / A7：74×105 / A8：52×74 / A9：37×52 / A10：26×37
B系列（mm）: B0：1030×1456 / B1：728×1030 / B2：515×728 / B3：364×515 / B4：257×364 / B5：182×257 / B6：128×182 / B7：91×128 / B8：64×91 / B9：45×64 / B10：32×45

最近のOA機器は、単なる印刷機能にとどまらず、多機能化が進んでいます。たとえば、複合機には以下のような機能が搭載されています。

これらを適切に使いこなすことで、印刷コストの削減や情報共有のスピードアップが実現し、オフィス全体の業務効率を大幅に高めることができます。

用紙の選定は、印刷品質や機器の寿命にも影響します。以下のポイントを意識しましょう。

OA用品は、オフィス業務の効率化を支える重要な存在です。印刷機器や用紙の特性を理解し、適材適所で使い分けることで、コスト削減と品質維持の両立が可能になります。オフィスのペーパーワークを見直す際は、ぜひこうした基本を押さえておきましょう。