小売業や飲食店など、現金での販売が主な店舗にとって、レシートを印字するレジロール紙は欠かせない備品です。日々発行されるレシートは単なるお客様控えではなく、税務上の「証憑書類（しょうひょうしょるい）」として法的にも重要な意味を持ちます。

証憑書類とは？

証憑書類とは、企業や店舗で行われた取引を証明するための書類のことです。これには以下のようなものが含まれます。

• 損益計算書・貸借対照表などの会計書類
• 領収書・請求書・レシート
• 給与や人件費に関する履歴書・健康診断書など

これらの書類は、法律によって一定期間の保存が義務付けられています。主な保存期間は以下の通りです。

商法・会社法

10年間の保存義務

所得税法・法人税法

7年間の保存義務

この期間中、感熱ロール紙（レジロール紙）は印字が薄くなったり消えてしまうことがあるため、正しい保存環境が重要です。

感熱紙レシートの保存が難しい理由

感熱ロール紙は、熱に反応して発色する特殊なコーティングが施されています。そのため、以下のような環境下では印字が薄れやすくなります。

• 高温多湿の場所での保管
• 直射日光が当たる環境
• ビニールや塩化ビニル素材と接触する状態

特に税務調査時や決算期に、印字が読めなくなっていると証拠として不十分と判断される恐れがあります。

レシートなど証憑書類の適切な保存方法

証憑書類の保管方法は、企業や店舗の規模や取引量によって異なります。一般的には次のような方法が採られます。

• 取引先・年度ごとにダンボールやボックスで保管
• 重要書類はファイルにまとめてラベル管理
• 定期的にスキャンしてデジタルデータとして保管

ただし、年数が経つにつれて保管スペースが不足し、レシート類が膨大になるという課題もあります。こうした問題を解決する手段として、電子保存（デジタル化）が注目されています。

電子保存の条件とメリット

証憑書類の中には、電子媒体での保存が認められているものもあります。電子帳簿保存法の要件を満たすことで、紙ではなくデータとして保管できます。主な条件は以下の通りです。

• 最初から電子的に作成された書類であること（手書き箇所がない）
• フロッピーディスク、ハードディスク、CD-R、DVD、磁気テープなどで保存可能
• 必要に応じて即時に再生・確認できる環境があること
• 税務署長への事前承認、または電子帳簿保存法への適合対応

電子化することで、保管スペースを削減できるだけでなく、検索性やセキュリティ面も向上します。特にPOSレジやクラウド会計システムを利用している店舗では、レシートデータを自動保存する仕組みを導入するケースも増えています。

感熱ロール紙を扱う際の注意点

電子保存を活用しつつも、レシートを発行する際には感熱ロール紙が欠かせません。購入や保管の際は次の点に注意しましょう。

• 印字保持性の高い高感度タイプの感熱紙を選ぶ
• 直射日光を避け、温度変化の少ない場所で保管
• 使用期限を確認し、古いロール紙は早めに使い切る

ブラザー、キヤノン、エプソンなどの主要メーカーでは、各プリンターに対応した純正ロール紙・トナー・インクを提供しています。プリンターに適した用紙を選ぶことで、印字品質を維持しやすくなります。

まとめ：レシートの保管は「紙＋デジタル」で賢く管理

レシートは税務上の重要な証憑書類であり、保管義務を怠ると不利益を被る可能性があります。感熱紙の劣化を防ぐための物理的な工夫に加え、電子保存の活用も検討すると良いでしょう。

定期的なバックアップと正しい保存環境の維持が、店舗運営の信頼性を支える大切な要素です。